일 잘하는 사람들의 비밀: ‘마감 효과’를 이용하는 방법

일을 미루다가 마감 직전에 몰입해서 끝낸 경험이 한 번쯤은 있을 것이다. 평소에는 집중이 잘 안 되다가도 마감 기한이 가까워지면 갑자기 생산성이 올라가고, 놀라운 속도로 일을 해내는 경우가 많다. 이러한 현상을 ‘마감 효과(Deadline Effect)’라고 한다.

 

마감 효과는 심리학적으로도 설명할 수 있는 현상이며, 이를 잘 활용하면 생산성을 극대화할 수 있다. 이 글에서는 마감 효과의 원리를 살펴보고, 이를 업무와 일상에서 효과적으로 적용하는 방법을 소개한다.

마감 효과란 무엇인가?

마감 효과란 일의 마감 기한이 가까워질수록 집중력이 극대화되고, 업무 속도가 빨라지는 현상을 의미한다. 이는 ‘심리적 압박’이 집중력을 높이는 역할을 하기 때문에 발생한다. 마감이 없거나 시간이 넉넉할 때는 여유를 부리며 집중력이 낮아지지만, 기한이 촉박해질수록 불안감과 긴장감이 동기 부여로 작용하여 빠르게 일을 처리하게 된다.

 

이 현상은 파킨슨의 법칙(Parkinson’s Law)과도 관련이 있다. 파킨슨의 법칙은 “일은 주어진 시간을 모두 채울 만큼 늘어난다”는 개념으로, 시간이 많으면 일을 질질 끌게 되고, 시간이 부족하면 빠르게 끝내게 된다는 원리를 설명한다. 즉, 마감 기한을 어떻게 설정하느냐에 따라 업무 효율이 크게 달라질 수 있다.

마감 효과를 활용하는 10가지 방법

1. 인위적인 마감 기한 설정하기

업무에 마감 기한이 없는 경우, 일을 끝없이 미루거나 시간을 낭비하게 될 가능성이 크다. 따라서 자신만의 마감 기한을 설정하여 스스로 압박을 주는 것이 효과적이다. 예를 들어, 실제 마감 기한보다 2~3일 앞당긴 ‘가짜 마감일’을 정하면, 촉박한 느낌을 주어 집중력을 높일 수 있다.

 

또한, 마감 기한을 작은 단위로 쪼개면 더욱 효과적이다. 예를 들어, ‘보고서 제출’이라는 큰 목표 대신, ‘자료 조사 – 3월 10일까지’, ‘초안 작성 – 3월 12일까지’처럼 단계별 마감 기한을 설정하면 전체적인 진행 속도가 빨라진다.

2. 타이머를 활용한 집중력 향상

마감 효과는 일정한 시간 압박이 있을 때 가장 잘 발휘된다. 이를 일상적으로 활용하는 방법 중 하나가 포모도로 기법(Pomodoro Technique)이다.

 

이 방법은 25분 동안 한 가지 일에만 집중하고, 5분간 쉬는 방식으로 진행된다. 일정한 시간이 지나면 자동으로 휴식과 집중 시간이 반복되기 때문에, ‘짧은 마감 기한’을 지속적으로 만들어 내어 높은 집중력을 유지할 수 있다.

3. ‘공개적인 마감’ 활용하기

자신만의 마감 기한을 설정해도 긴장감이 부족할 수 있다. 이럴 때는 주변 사람들에게 마감 기한을 공개하는 것이 효과적이다. 동료나 친구, 상사에게 “내일까지 이 일을 끝낼 계획입니다”라고 말하면, 심리적으로 책임감이 생겨 미루기 어려워진다.

 

특히, 팀 프로젝트에서 마감 기한을 공유하면, 혼자 일할 때보다 동기 부여가 강해지고 책임감이 높아지는 효과를 얻을 수 있다. 이는 ‘사회적 압력’을 활용한 마감 효과 증대 방법이다.

4. 긴급한 상황을 시뮬레이션하기

마감 기한이 가까워지면 평소보다 빠르게 의사 결정을 내리고, 불필요한 작업을 줄이는 경향이 있다. 따라서 인위적으로 긴급한 상황을 만들어 보면 마감 효과를 적극 활용할 수 있다.

 

예를 들어, ‘오늘 오후 3시까지 이 일을 끝내야 한다’고 가정하고, 스스로 압박을 주면서 업무를 진행해 보자. 이처럼 인위적으로 긴박한 상황을 조성하면, 집중력과 업무 속도를 높일 수 있다.

5. 보상과 페널티를 활용하기

마감 효과를 더욱 강력하게 만들기 위해서는 보상과 페널티를 설정하는 방법이 있다.

• 정해진 기한 내에 업무를 완료하면 자신에게 작은 보상을 주는 것(예: 좋아하는 커피 한 잔, 30분 휴식 등)
• 기한을 넘길 경우 페널티를 부여하는 것(예: 추가 업무 할당, 하루 운동 추가 등)

보상과 페널티를 병행하면, 마감 기한을 더욱 강력한 동기 부여 요소로 활용할 수 있다.

6. 마감 기한을 반복적으로 연습하기

처음부터 큰 마감 기한을 설정하는 것이 부담스럽다면, 짧고 작은 마감 기한을 반복적으로 연습하는 것이 좋다. 예를 들어, 1시간 안에 특정 업무를 마치는 연습을 반복하면 긴급한 상황에서도 효율적으로 작업하는 능력이 향상된다.

7. 자신만의 최적의 업무 시간대 찾기

사람마다 집중력이 극대화되는 시간이 다르다. 어떤 사람은 아침에, 어떤 사람은 밤에 집중력이 가장 높아질 수 있다. 따라서 스스로 가장 집중이 잘 되는 시간을 파악하고, 중요한 업무를 그 시간대에 배치하면 마감 효과를 더욱 극대화할 수 있다.

8. 단기 마감과 장기 마감을 병행하기

단기 마감(하루 또는 몇 시간 이내)과 장기 마감(일주일 또는 한 달 이내)을 적절히 병행하면 마감 효과를 지속적으로 유지할 수 있다. 예를 들어, 하루 단위 마감 기한을 설정하고, 일주일 단위로 검토하면서 조정하는 방식이 효과적이다.

9. 멀티태스킹을 피하고 싱글태스킹에 집중하기

마감 효과를 제대로 활용하려면 한 번에 하나의 작업에 집중하는 것이 중요하다. 여러 가지 일을 동시에 하려고 하면 오히려 집중력이 분산되어 마감 효과를 극대화하기 어렵다. 따라서 특정 시간 동안 오직 한 가지 업무에만 집중하는 ‘싱글태스킹’ 전략을 활용하자.

10. 마감 후 피드백 과정을 거치기

마감 효과를 지속적으로 개선하려면 마감 이후 피드백 과정을 거치는 것이 중요하다. 작업이 끝난 후 ‘무엇이 효과적이었는지, 어떤 부분을 개선해야 하는지’를 기록하면, 다음 마감 때 더욱 효과적인 전략을 활용할 수 있다.

결론: 마감 효과를 능동적으로 활용하자

마감 효과는 단순히 마감 기한이 다가올 때 자연스럽게 나타나는 현상이 아니라, 의식적으로 조절하여 능동적으로 활용할 수 있는 도구다. 스스로 마감 기한을 설정하고, 단계별로 업무를 나누며, 보상과 페널티를 활용하면 마감 효과를 극대화할 수 있다.

 

‘일 잘하는 사람’들은 마감 효과를 수동적으로 당하는 것이 아니라, 이를 전략적으로 활용하여 생산성을 높인다. 오늘부터 마감 효과를 적극적으로 실천해 보자. 이를 통해 더욱 효율적이고 집중력 높은 업무 스타일을 만들 수 있을 것이다.