시간 관리가 안 되는 사람들의 공통된 습관 7가지 (+ 해결책)

우리는 하루 24시간을 모두 똑같이 갖고 있지만, 어떤 사람은 효율적으로 활용하고 어떤 사람은 시간에 쫓기며 살아간다. 시간 관리가 어려운 사람들에게는 공통적인 습관이 존재하며, 이를 고치지 않으면 생산성을 높이기가 어렵다. 이 글에서는 시간 관리가 안 되는 사람들의 대표적인 습관 7가지와 이를 해결할 수 있는 방법을 소개한다.

1. 우선순위를 정하지 않는다

❌ 문제점

해야 할 일이 많지만, 무엇을 먼저 해야 할지 몰라 우왕좌왕하는 경우가 많다. 중요한 일과 덜 중요한 일을 구별하지 못해 급한 일에만 몰두하다 보면 장기적인 목표는 뒷전이 된다. 특히 업무량이 많아지면 급한 일부터 처리하려는 경향이 강해지는데, 이는 장기적인 목표 달성을 어렵게 만든다. 긴급한 일을 해결하는 데 집중하다 보면 정작 중요한 일은 계속 뒤로 미뤄지고, 결국 큰 기회를 놓치는 결과를 초래할 수 있다.

 

또한, 우선순위가 정해지지 않으면 일을 미루는 습관이 생기기 쉽다. 어떤 일을 먼저 해야 할지 모르면 결국 중요한 일도 쉽게 시작하지 못하고, 마감 기한이 다가올 때까지 미루게 된다. 이렇게 되면 일이 쌓이고 스트레스가 커져 시간 관리가 더욱 어려워지는 악순환에 빠질 수 있다.

✅ 해결책

아이젠하워 매트릭스(Eisenhower Matrix)를 활용해 일을 분류하자. 이 매트릭스를 사용하면 해야 할 일을 ‘긴급한가’와 ‘중요한가’로 나누어 정리할 수 있다.

• 긴급하고 중요한 일: 즉시 처리해야 할 업무.
• 긴급하지 않지만 중요한 일: 장기적인 목표를 위한 업무로, 일정에 포함해 우선적으로 진행해야 한다.
• 긴급하지만 중요하지 않은 일: 위임할 수 있는 업무는 위임하고, 최소한의 시간만 투자한다.
• 긴급하지도 중요하지도 않은 일: 불필요한 일이라면 과감히 삭제하는 것이 좋다.

이렇게 분류하면 ‘급한 일’에만 끌려다니는 상황을 방지하고, 장기적인 목표를 차근차근 달성할 수 있다.

2. 계획 없이 일을 시작한다

❌ 문제점

하루를 어떻게 보낼지 계획을 세우지 않고 일을 시작하면, 결국 해야 할 일을 놓치거나 비효율적으로 시간을 쓰게 된다. 하루가 끝나도 무엇을 했는지 모를 정도로 산만하게 보낼 수 있다. 즉흥적으로 일을 처리하다 보면 예상치 못한 업무가 끼어들었을 때 우선순위가 뒤죽박죽이 되어 중요한 일을 놓치기 쉽다.

 

계획 없이 일을 하면 집중력도 크게 떨어진다. 하루 중 에너지가 가장 높은 시간대를 비효율적인 작업에 소비하게 되고, 정작 중요한 업무는 에너지가 고갈된 상태에서 처리하게 된다. 결국 시간 관리를 잘한다고 느끼기 어렵고, 생산성도 낮아진다.

✅ 해결책

전날 저녁이나 아침에 5~10분만 투자하여 하루 계획을 세우는 습관을 들이자. 하루의 주요 목표를 미리 정해두면 불필요한 시간 낭비를 줄일 수 있다. 계획을 세울 때 다음과 같은 방법을 활용하면 도움이 된다.

• MIT(Most Important Task) 기법: 하루 동안 반드시 완료해야 하는 가장 중요한 업무 3가지를 정한다.
• 타임 블로킹(Time Blocking): 특정 시간대를 정해 해당 시간에는 오직 그 업무만 진행하도록 한다.
• 할 일 목록(To-Do List) 활용: Todoist, Notion 같은 생산성 앱을 사용해 하루 계획을 명확히 한다.

이러한 방법을 통해 하루 일과를 구조화하면 집중력을 높이고 중요한 일을 놓치지 않을 수 있다.

3. 한꺼번에 여러 가지 일을 하려고 한다 (멀티태스킹)

❌ 문제점

여러 가지 일을 동시에 하면 생산성이 높아질 것 같지만, 실제로는 집중력이 분산되어 업무 효율이 떨어진다. 한 가지 일에 온전히 집중하는 것이 아니라 여러 작업을 동시에 처리하려다 보면 각 작업의 완성도가 낮아지고 실수가 많아진다.

 

특히 이메일을 확인하면서 보고서를 작성하고, 동시에 회의까지 하는 등의 행동은 오히려 시간을 더 낭비하게 만든다. 뇌는 한 번에 한 가지 일에만 효과적으로 집중할 수 있도록 설계되어 있기 때문에, 자꾸 작업을 바꾸면 전환 비용(Context Switching)이 발생하여 오히려 더 많은 시간을 소모하게 된다.

 

멀티태스킹을 하면 단기적으로는 여러 일을 동시에 처리하는 것처럼 보이지만, 장기적으로는 작업 속도도 느려지고, 결과물의 질도 떨어지게 된다. 또한, 멀티태스킹을 하다 보면 피로도가 증가하여 집중력이 지속적으로 저하될 수 있다.

✅ 해결책

한 번에 하나의 작업에 집중하는 ‘싱글태스킹(Single-tasking)’을 연습하자. 싱글태스킹을 습관화하면 한 가지 일에 몰입할 수 있어 업무 효율성이 높아지고, 작업의 질도 향상된다.

 

포모도로 기법(Pomodoro Technique)을 활용하는 것도 좋은 방법이다. 이 방법은 25분 동안 한 가지 일에 집중한 후 5분간 쉬는 방식으로 운영된다. 이를 반복하면 집중력이 유지되면서도 피로감을 줄일 수 있다. 또한, 중요한 작업을 수행할 때는 스마트폰 알림을 끄고, 방해 요소를 최소화하는 것이 필요하다.

 

싱글태스킹을 실천하기 위해서는 업무 우선순위를 정한 후, 한 가지 업무를 완료한 다음에야 다음 업무로 넘어가는 습관을 들이는 것이 중요하다. 이렇게 하면 작업 속도도 향상되고, 전환 비용을 최소화할 수 있어 시간 관리가 훨씬 쉬워진다.

4. 작은 일에 너무 많은 시간을 소비한다

❌ 문제점

어떤 사람들은 하루 대부분의 시간을 이메일을 정리하거나 불필요한 회의에 참석하고, SNS를 확인하는 데 소비한다. 중요한 일보다는 당장 눈앞에 있는 자잘한 업무를 해결하는 데 집중하다 보면 하루가 순식간에 지나가고, 정작 중요한 일은 미뤄지는 경우가 많다. 이런 습관이 지속되면 긴급한 업무가 발생할 때마다 계획이 엉망이 되고, 결국 중요한 프로젝트는 뒷전이 되어 스트레스가 쌓인다.

 

사소한 일에 지나치게 시간을 투자하는 이유는 단순히 그것이 쉬운 일이기 때문이다. 작은 일을 해결할 때마다 성취감을 느끼지만, 이는 ‘바쁜데도 생산성이 낮은 상태’를 만드는 주요 원인이 된다. 즉, ‘일을 하고 있다’는 착각에 빠지지만, 실제로는 중요한 일에는 진척이 없는 경우가 많다.

✅ 해결책

‘80/20 법칙(파레토 법칙)’을 기억하자. 대부분의 성과는 전체 업무 중 20%의 중요한 작업에서 나온다. 따라서 가장 중요한 2~3가지 업무를 먼저 처리하고, 나머지 사소한 일은 미리 정해둔 시간대에 한꺼번에 처리하는 습관을 들이는 것이 효과적이다.

 

또한, ‘배치 작업(Batching Work)’ 기법을 활용하면 사소한 일에 소비하는 시간을 줄일 수 있다. 예를 들어, 이메일 확인을 하루 세 번 정해진 시간에만 하도록 하면 지속적인 방해 없이 집중력을 유지할 수 있다. 또한, 하루의 일정에서 특정 시간대를 ‘행정 업무 처리 시간’으로 지정하고, 그 시간에만 작은 업무를 처리하면 나머지 시간 동안에는 중요한 업무에 집중할 수 있다.

5. ‘완벽주의’에 집착한다

❌ 문제점

완벽하게 일을 처리하려는 성향은 장점이 될 수도 있지만, 너무 과하면 생산성을 크게 저하시킨다. 많은 사람들이 업무를 시작하기 전에 완벽한 계획을 세우려 하거나, 작은 실수조차 용납하지 않으려다 보니 시간이 지나도 일을 마무리하지 못하는 경우가 많다. 이런 습관이 계속되면 일을 미루는 ‘완벽주의적 프로크래스티네이션’에 빠질 수 있다.

 

특히 보고서 작성이나 프로젝트 기획처럼 창의적인 작업을 수행할 때, 처음부터 완벽한 결과물을 만들려고 하면 시간이 오래 걸리고, 오히려 스트레스가 쌓이면서 창의력이 저하될 수 있다. 또한, 중요한 업무를 완료하기보다는 작은 부분에 집착하면서 시간을 낭비하게 된다.

✅ 해결책

‘완벽’이 아니라 ‘완성’을 목표로 해야 한다. ‘90% 완벽하면 끝낸다’라는 규칙을 세우고, 일정 수준에서 마무리하는 습관을 들이자. 처음부터 완벽한 결과물을 만들려고 하기보다, 일단 초안을 작성한 후 필요하면 수정하는 방식이 더 효과적이다.

 

또한, ‘시간 제한(Timed Work)’ 기법을 활용하면 불필요한 완벽주의를 방지할 수 있다. 예를 들어, 특정 작업을 수행할 때 ‘이 작업은 2시간 내에 끝낸다’는 식으로 제한을 두고 실행하면, 무한히 작업을 반복하는 일을 줄일 수 있다. 이렇게 하면 최적의 효율성을 유지하면서도 스트레스를 덜 받을 수 있다.

6. ‘긴급한 일’에 끌려다닌다

❌ 문제점

계획적으로 일을 수행해야 하지만, 급한 전화나 갑자기 생긴 요청에 반응하느라 하루 일과가 엉망이 되는 경우가 많다. 갑자기 발생하는 긴급한 업무에 즉각적으로 대응하다 보면, 중요한 업무는 계속 뒤로 밀리게 된다. 이 습관이 반복되면 자신의 업무가 아니라 다른 사람의 긴급한 요청에만 시간을 빼앗기게 된다.

 

특히, 긴급한 일들이 많아지면 정신없이 하루를 보내면서도 ‘정작 중요한 일은 처리하지 못했다’는 좌절감을 느낄 수 있다. 이런 상태가 지속되면 일에 대한 통제력을 잃고, 결국 스트레스와 피로도가 증가하여 장기적으로는 생산성 저하로 이어진다.

✅ 해결책

긴급한 일에 즉각 반응하기 전에 ‘이 일이 정말 중요한가?’라는 질문을 던져보자. 모든 긴급한 일이 중요한 것은 아니며, 많은 경우 미룰 수도 있고, 다른 사람에게 위임할 수도 있다.

 

‘긴급한 요청’에 끌려가지 않기 위해서는 사전 계획과 일정 관리가 필수적이다. 하루 일정을 미리 정해두고, 예상치 못한 일이 생겼을 때는 현재 작업을 중단하는 것이 정말 필요한지 판단해야 한다. 또한, 긴급한 일이 발생하더라도 자신의 중요한 일정은 쉽게 변경하지 않는 습관을 들이는 것이 중요하다.

 

또한, ‘NO’라고 말하는 연습을 하자. 불필요한 긴급 요청을 거절하는 능력도 중요한 시간 관리 스킬이다. 만약 요청을 거절하기 어렵다면, “이 일을 처리하는 데 시간이 걸리는데, 언제까지 필요한가요?”라고 물어보면 상대방이 조정을 할 수도 있다. 이렇게 하면 본인의 업무를 우선적으로 진행하면서도 불필요한 방해를 최소화할 수 있다.

7. 휴식 시간을 제대로 활용하지 않는다

❌ 문제점

많은 사람들이 바쁜 일정을 소화하는 데 집중한 나머지 휴식의 중요성을 간과한다. 하루 종일 일에 몰두하면 생산성이 높아질 것 같지만, 오히려 집중력이 떨어지고 업무 효율도 저하된다. 특히 쉬지 않고 일하면 피로가 누적되어 장기적으로는 번아웃으로 이어질 수 있다. 휴식 없이 계속 일하려고 하면 생산성이 일시적으로는 유지될 수 있지만, 결국에는 집중력이 점점 흐려지고 사소한 실수가 늘어나며, 문제 해결 능력도 감소하게 된다.

 

휴식을 제대로 취하지 않으면 정신적인 피로뿐만 아니라 육체적인 피로도 누적된다. 하루 종일 컴퓨터 앞에서 일하는 경우, 눈의 피로와 목, 어깨, 허리 통증이 심해질 수 있으며, 이는 업무 수행 능력에도 직접적인 영향을 미친다. 또한, ‘잠깐 쉬어야겠다’는 생각을 하면서도 SNS를 보거나 뉴스 기사를 읽으며 소극적인 휴식을 취하는 경우가 많다. 하지만 이런 방식의 휴식은 오히려 뇌를 계속 자극하여 피로를 더 증가시킬 수 있다.

✅ 해결책

효율적인 휴식은 단순히 일을 멈추는 것이 아니라, 몸과 마음을 재충전하는 시간으로 활용해야 한다. 이를 위해 ‘능동적 휴식(Active Rest)’ 개념을 도입하는 것이 중요하다. 능동적 휴식은 단순히 가만히 있는 것이 아니라, 가벼운 스트레칭이나 산책을 하며 몸을 움직이거나, 짧은 명상을 통해 정신적인 피로를 푸는 것이다.

효과적인 휴식 습관을 만들기 위해 다음과 같은 방법을 실천해 보자:

• 포모도로 기법(Pomodoro Technique) 활용: 25분 집중 후 5분 휴식을 취하는 방식으로 작업을 진행하면, 뇌가 과부하되지 않고 꾸준한 집중력을 유지할 수 있다.
• 90분 주기(울트라디언 리듬, Ultradian Rhythm) 활용: 인간의 집중력은 약 90분 주기로 변화하는데, 이를 고려하여 90분 집중 후 15~20분간 충분한 휴식을 취하는 것이 효과적이다.
• 운동과 휴식 병행: 짧은 산책, 스트레칭, 심호흡 같은 간단한 활동을 휴식 시간에 포함하면, 혈액 순환을 개선하고 집중력을 다시 높이는 데 도움이 된다.
• 디지털 디톡스(Digital Detox) 실천: 휴식 시간에 스마트폰을 사용하지 않고, 창밖을 보거나 눈을 감고 깊은 숨을 쉬는 것이 정신적인 피로를 줄이는 데 효과적이다.
• 짧은 명상이나 마음 챙김(Mindfulness) 연습: 눈을 감고 5분 정도 호흡을 가다듬는 것만으로도 긴장이 완화되고, 업무 집중력을 높일 수 있다.

휴식은 단순히 시간을 낭비하는 것이 아니라, 오히려 업무의 질을 높이고 생산성을 극대화하는 필수 요소다. 적절한 휴식 습관을 들이면 더욱 효율적으로 일할 수 있으며, 장기적으로 건강과 업무 성과 모두를 개선할 수 있다.

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마무리: 좋은 습관이 최고의 시간 관리법이다

시간 관리가 어려운 이유는 본인의 습관에서 비롯되는 경우가 많다. 하지만 작은 습관을 하나씩 바꿔 나가면 누구나 효율적으로 시간을 활용할 수 있다. 우선순위를 정하고, 계획을 세우며, 싱글태스킹을 실천하는 것만으로도 큰 변화를 만들 수 있다.

오늘부터라도 하나씩 실천해 보자. 작은 변화가 쌓이면, 더 이상 시간에 쫓기지 않고 스스로 시간을 컨트롤할 수 있는 날이 올 것이다.